🗂️ Taxonomia
📖 Introduccion
Este documento define la taxonomía de los archivos almacenados en Alfresco ECM para Alpura indicando:
- 📄 Los metadatos requeridos por cada tipo de documento.
- 🔍 Los aspectos referentes a esos metadatos.
- 🏷️ Se incluye el estándar del nombramiento de archivos dentro del repositorio de Alfresco ECM.
- 💡 Se incluye el ejemplo de su uso.
📂 TAXONOMIA DOCUMENTAL EXPEDIENTE ELECTRONICO
🌐 La gestión documental
La gestión documental es la captura, almacenamiento y recuperación de documentos que se generan en cualquier empresa, negocio u organización. Con un software de gestión que asegura una información organizada y eficiente con el fin de favorecer la productividad empresarial.
Dentro de la Gestión Documental y cumpliendo con la Taxonomía documental, se proponen en el siguiente esquema de metadatos para los documentos que se estarán almacenando en Alfresco ECM para el Expediente Electrónico dentro de Alpura.
🔄 Actualización al modelo de datos de “AlpuraModel”
Dentro del modelo de datos se crea alpuraModel, se definirán los aspectos referentes a información de operación y todo lo requerido para la creación de estos mismos.
Este modelo será modificado en aspectos, campos, búsquedas y catálogos de información correspondientes para su uso e integración a más información de otros sistemas y plataformas, permitiendo así una integración auditable y veraz de la relación de la información con los procesos de la empresa.
⚙️ alpuraModel
Este modelo actualmente cuenta con el siguiente tipo de dato Invoice el cual se le definieron los siguientes datos:
🧩 Modelo de tipo de dato “TYPE”
Debido a que una gran cantidad de Metadatos ya se encuentran disponibles dentro del documento básico de Alfresco ECM, no se creará ningún tipo de dato TYPE.
🏷️ Modelado de aspectos “ASPECT” Propiedades
Los aspectos de propiedades son aspectos que se agregan al tipo de documento básico confiriéndole nuevas propiedades a un documento y permitiendo buscar entre los metadatos y permitir adicionar a futuro nuevas propiedades, manteniendo la consistencia entre los metadatos el documento y las versiones del documento.
Aunque haya gran cantidad de tipos de dato ya disponibles dentro del documento de Alfresco ECM se actualiza un nuevo aspecto que cumpla con toda la documentación que se estará almacenando. Este nuevo aspecto se define para todos los documentos con las siguientes condiciones:
- ❌ No aplicarán todos los metadatos para todos los documentos.
- 🔑 En caso de sistemas que están operando con Alfresco ECM como repositorio, se deberá obtener un ID de aplicación, usuario y password correspondiente por aplicación.
- 🔒 En caso de que la información sea confidencial se deberá cumplir con las reglas de la política de privacidad vigentes.
- 🏢 Todos estos documentos que se encuentran dentro del repositorio se manejarán como información confidencial y de uso interno de la empresa, por lo cual su uso deberá ser bajo este precedente.
📝 Actualización de Aspecto “transaction”
El aspecto “transacción” se definirá para los documentos correspondientes a operaciones en los sistemas de Alpura para operaciones realizadas entre sistemas.
Los documentos definidos como Documentos de Transacción ya sea creado por Sistema (Barrido, Dispercion) o datos de Alta por medio del Usuario, este deberá ser utilizado con el Metadato Modificador Entrada y Salida.
Aspecto Actual
Los metadatos por este tipo de documento son:
| Campo | Tipo | Observaciones |
|---|---|---|
idFolioTransaccion | String | Folio generado por transacción, deberá ser único. |
idPersonaTransaccion | String | Id de la persona a la cual está realizando la operación. |
idClienteTransaccion | String | Id del Cliente a la cual se asocia la transacción (No necesariamente tiene que ser igual al id_persona). |
tipoTransaccion | String (ENUM) | Valores posibles: BARRIDO, DISPERCION, PROVEEDORES, NOMINA. |
⏳ Actualización del Aspecto “Documento Expirable”
Este aspecto se aplicará a todos los documentos que tengan fecha de vencimiento, para los efectos de poder detectar cuando deberán ser renovados.
📁 Actualización al aspecto “expediente Electronico”
De acuerdo a la documentación recibida se identifica lo siguiente:
| Campo | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
Id | Bigint | Identificador interno. |
Type-code | Varchar | Código lógico del tipo (p. ej. NOMINA, TI). Debe existir en el enum de la app. |
Description | Varchar | Descripción legible del tipo. |
Path_template | Varchar | Plantilla de ruta con placeholders: • 'idEmpleado' — Identificador del empleado.• 'year' — Año en 4 dígitos.• 'month' — Mes en 2 dígitos (01–12). |
active | Boolean | Habilita/inhabilita el tipo para uso en la aplicación. |
🗃️ Definición de metadatos para “expediente Electronico” actual
Se separa en X grupos. Normalmente esta sección describe los grupos de metadatos en los que se separa el expediente siendo entre ellas:
- 👤 Información de la cuenta
- 🤝 Información del cliente
- 💻 Información del sistema
Nota: Esta es un ejemplo (imagen).