Lineamiento Documental

🗂️ Lineamiento Documental

📘 Guía técnica y funcional para la gestión documental empresarial sobre Alfresco ECM, orientada a equipos de desarrollo, arquitectura, DevOps y gobierno documental.

🧱 Stack Tecnológico

🌐 Web

Este bloque muestra la arquitectura general de gestión documental, enfocada en la operación del repositorio, consumo desde aplicaciones y lineamientos para el expediente electrónico.

🔐 Acceso y Uso

Actualmente Alfresco opera principalmente como repositorio de almacenamiento documental, sin explotar aún todas sus capacidades nativas.

Se trabajará sobre un demo funcional en una carpeta de pruebas, con el objetivo de:

• ✨ Mostrar el alcance real del repositorio
• 🧪 Validar casos de uso funcionales
• 📈 Mejorar la adopción de mejores prácticas
• 🗃️ Definir lineamientos de expediente electrónico
• 🏛️ Alinear la solución al gobierno documental empresarial
• 🏗️ Infraestructura Tecnológica

🗃️ Gestión Documental

La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento, clasificación, recuperación y versionado de documentos generados dentro de la organización.

Su objetivo principal es garantizar:

• 📚 Organización de la información
• ⚡ Recuperación rápida
• 🔎 Búsqueda por metadatos
• 🔐 Seguridad documental
• 🚀 Productividad empresarial

Para el caso del Expediente Electrónico de Alpura, se propone una estructura de metadatos alineada a la taxonomía documental.

• 🧾 Diccionario de Datos
• 📘 Diccionario 🧩 Modelo
• Tipo de documento Aspectos
• Dato Propiedades
• 🧪 Ejemplos de Uso
• 🧩 Modelado de Aspectos (ASPECT)

Los aspectos permiten extender el tipo documental base con nuevas propiedades sin modificar la estructura principal.

• ✅ Beneficios
• 🔎 Búsqueda avanzada por metadatos
• 🧱 Escalabilidad del modelo
• 🔄 Consistencia entre versiones
• 📑 Estandarización de propiedades
• 🏷️ Taxonomía homogénea
• 📌 Reglas de Implementación
• ⚠️ No todos los metadatos aplican para todos los documentos
• 🔑 Cada aplicación deberá contar con:
• ID de aplicación
• usuario
• contraseña
• 🔐 La información confidencial deberá cumplir políticas vigentes
• 🏢 Toda la información del repositorio se considera:
• uso interno
• confidencial
• controlado
• 🧬 Modelo de Tipo de Dato (TYPE)

Debido a que Alfresco ECM ya incluye una base robusta de metadatos, no se requiere crear nuevos TYPE.

✅ Se reutilizarán los tipos base de Alfresco para reducir complejidad y mantenimiento.

⚙️ Back-End

Herramientas y tecnologías para el desarrollo de:

• 🧠 lógica de negocio
• 🔌 APIs
• 🔄 integraciones
• 📂 servicios documentales
• 🔐 seguridad y autenticación
• 🗄️ Persistencia

Bases de datos utilizadas para:

• 📑 metadatos
• 🧾 auditoría
• 👤 usuarios
• 🏷️ taxonomías
• 📊 trazabilidad
• 🧮 Bases de Datos Relacionales
• 🐘 PostgreSQL / SQL Server (según despliegue actual)
• ☁️ Infraestructura

Tecnologías de contenedorización, despliegue y operación de plataforma.

🧱 Pila Tecnológica

Actualmente el clúster de Alfresco está desplegado sobre Kubernetes en GCP.

🧩 Componentes

• 🏷️ 1 Load Balancer
• 🏷️ 2 nodos Alfresco
• repository
• share
• solr
• 🏷️ 1 nodo de transformación
• 🏷️ 1 nodo de conversión de imágenes
• 🏷️ 1 base de datos
• 🏷️ 1 repositorio de almacenamiento de contenido

🚀 Beneficios de la Arquitectura

• 📈 Escalabilidad horizontal
• 🛡️ Alta disponibilidad
• ⚡ Balanceo de carga
• 🔄 Separación por roles
• ☁️ Despliegue cloud native
• 🛠️ Herramientas de Desarrollo

Plataformas y herramientas utilizadas por el equipo técnico para:

• 💻 desarrollo
• 🧪 pruebas
• 🚀 despliegue
• 🔍 monitoreo
• 🧰 soporte
• 🔗 Servicios

Servicios complementarios para:

• 🧠 analítica
• 📦 almacenamiento
• 🔍 indexación
• 🖼️ transformación de contenido
• 🤖 automatización documental
• 🔄 CI / CD y Control de Versiones

Herramientas orientadas a la automatización del ciclo de vida de software.

• 📦 Alcance
• 🌱 Control de versiones
• 🧪 Integración continua
• 🚀 Entrega continua
• 🛡️ Validaciones de calidad
• ☁️ Despliegue automatizado a Kubernetes

📌 Nota para desarrollo: Este lineamiento debe considerarse como base para la evolución del modelo de gobierno documental, integración de aplicaciones y estrategia de expediente electrónico empresarial.